سیستم پیشنهادات و چند نکته

کارکنان ار طریق سیستم پیشنهادات ،درگیر اجرای موثر امور در سازمان خود می شوند.چنانچه سیستم پیشنهادات بدرستی طراحی و اجرا شود،می تواند بعنوان یک جزء موثر سیستم مدیریت محسوب شود.البته مطلوبتر این است که ابتدا در سازمان یک سیستم کنترل و بهبود کیفیت برقرار شود و سیستم پیشنهادات ،بعنوان مکمل سیستم بهبود و کنترل کیفیت مورد استفاده قرار گیرد. چنانچه در یک سازمان سیستم کنترل و بهبود کیفیت دایر نباشد،تنظیم هدف برای سیستم پیشنهادات ،مشکل و تعیین مسیر برای آن امری محال است.در این صورت به جای اینکه سیستم پیشنهادات تبدیل به یک ابزار مدیریتی شود،انباره ای از پیشنهادات پراکنده و بعضا دور از هدف سازمان و عمدتا در جهت علایق شخصی و نه سازمانی کارکنان درخواهد آمد.

ویژگی های سیستم پیشنهادات موثر

وقتی که سیستم پیشنهادات در یک سازمان برقرار می شود،چند جنبه مورد توجه است:

-         دریافت پیشنهادات بی شمار از کارکنان مهمترین ویژگی سیستم است.

-         تعداد پیشنهادات کارکنان و کارگران بعنوان یک معیار مهم در ارزیابی کارایی سرپرستان بلافصل آنها باید مورد توجه قرار گیرد.

-         بررسی پیشنهادات دریافتی توسط  مدیریت سازمان و گنجانیدن پیشنهادات مورد تایید در استراتژیهای سازمانی دارای اهمیت فراوان است.

-         هماهنگی سیستم کنترل کیفیت و سیستم پیشنهادات سبب خواهد شد تا اجرای هر کدام از پیشنهادات مورد پذیرش، بهبود استاندارد موجود را بدنبال  داشته باشد.

پویایی سیستم پیشنهادات

برای پویایی سیستم پیشنهادات باید مدیریت ارشد،برنامه ای با طرح مناسب را به مورد اجرا گذارد.سیستم پیشنهادات باید در این جهت و به واقعیت پیوستن این مفهوم که "فرد به جای انجام کار دشوار،باید از فکر خود استفاده کند" حرکت کند.

می توان گفت که همواره فرصتهای زیادی برای اصلاح این وضعیت وجود دارد.نقطه آغاز این امر این است که در هر کدام از کارکنان ،گرایش مثبتی در جهت ایجاد تحول و بهبود نحوه کار خود وی بوجود آید.(این خطر همواره وجود دارد که کارکنان به جای پرداختن به اصلاح وضعیت کاری خودشان و بهبود مستمر آن،به اموری که به آنها مربوط نیست و اطلاعات کمی هم در مورد آن دارند،سرک بکشند و پیشنهادات خام ارائه کنند.)

گام اول و مهم در این خصوص این است که روحیه ایجاد تحول و بهبود نحوه کار، در کارکنان بوجود آید و مدیران در وهله اول بدنبال نتایج اقتصادی پیشنهادات برنیایند.

تبدیل کارکنان به کارکنانی متفکر و جویای شیوه های بهتر،کاری مهم است که در آینده بهره های اقتصادی فراوانی را برای سازمان بدنبال خواهد داشت.

اهداف سیستم پیشنهادات

-         مشارکت مثبت در ارائه پیشنهادات ،کارکنان را نسبت به مسائل آگاه می کند و به آنها در ارائه کاری بهتر،کمک می کند.

-         صرفه جویی در وقت و هزینه

-         افزایش کیفیت خدمت و محصول

-         آسان تر نمودن کار

-         حذف کار دشوار و یا دشواری کار با بهبود شیوه انجام کار

-         رفع مزاحمت های مختلف حین انجام کار که منجر به افزایش کارایی خواهد شد.

-         افزایش جوانب ایمنی کار

-         افزایش بهره وری کار

-         ایجاد روحیه کار تیمی بواسطه ارائه پیشنهادات گروهی که تاثیرگذار بر جریان بهتر امور و افزایش بهره وری سازمانی هستند.