جایگاه و نقش برنامه ریزی در سازمان

برنامه‌ریزی، فرایند آگاهانه و سیستماتیک تصمیم گیری برای تحقق اهداف یک سازمان است. از این رو، هر سازمان برای پیشرفت و توفیق در عرصه رقابت‌ نیازمند برنامه‌ریزی است. لزوم برنامه ریزی آموزشی برای کارکنان هر سازمان تا بدان حد بدیهی است که ضرورتی برای توجیه آن وجود ندارد. زیرا چنانچه کارها در سازمان‌ها بر اساس برنامه‌ریزی صورت نگیرد مدیران و کارکنان دائماً با مسائل و مشکلات دست به گریبان خواهند بود و بیشتر توان خود را به جای آنکه صرف تحقق اهداف سازمان کنند، در رفع دشواریهای روزمره هدر خواهند داد.

بنابراین یکی از وظایف مدیران در هر سازمان، برنامه ریزی آموزشی است. برنامه ریزی آموزشی افزون بر بالا بردن احتمال موفقیت مدیران در هدایت مطلوب سازمان، آنها را در انجام سایر وظایف مدیریتی نیز یاری می دهد. بدین معنا که با برنامه‌ریزی صحیح امور سازماندهی شده، تامین منابع انسانی و هدایت رهبری، به ویژه نظارت و کنترل اجرائی تر و اثربخش تر خواهد شد. برنامه ریزی دارای اصولی است که این اصول در سازمانها باید با شکلی تخصصی تر مورد توجه و استفاده قرار گیرد. از مهمترین اصول برنامه ریزی، تعیین اهداف سازمان است که شامل اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت می‌شود. مدیر برنامه‌ریز باید در انتخاب اهداف سازمان دقت کافی داشته باشد زیرا اهداف انتخاب شده باید قابل وصول بوده و هماهنگی منطقی با هم داشته باشند.

در تهیه این برنامه می بایست به نکاتی همانند نحوه اجرا و ارزشیابی برنامه ها، ارائه خدمات مشاوره ای به مدیران سازمان در مورد پیگیری برنامه‌های آموزشی و شناسائی نقاط ضعف موجود در سیستم آموزشی سازمان و توسعه برنامه های جایگزین توجه ویژه کرد.


استقرار یک برنامه ریزی آموزشی صحیح در هر سازمان می تواند در موارد مشروحه ذیل به مدیران و موفقیت آن سازمان کمک کند:

۱- فرصتهای آتی به روشنی مشخص می‌گردند. مشکلات آینده پیش بینی شده و راهکارهای عملی جلوگیری از مواجه شدن با آنها تعیین می شوند.

۲-  عملکرد کلی سازمان را مجسم سازد.

۳- دید روشنی نسبت به روابط با مخاطبین سازمان فراهم می‌نماید.

۴- برداشت کاملی ازشرح وظایف و فعالیتهای درون و برون سازمانی را ترسیم می کند.

۵- با استفاده از پیش فرضها مسائل و مشکلات ممکن در محیط را شناسائی نموده و با در نظر گرفتن تمامی عوامل و نیروهای موثر زمینه مناسب برای اتخاذ تصمیم صحیح را فراهم می‌کند.

۶- عواملی را که خارج از کنترل است تشخیص داده و دلائلی برای انتخاب برنامه های جایگزین ارائه می دهد.

۷- برنامه ریزی چارچوب واحدی برای فعالیتها به وجود می آورد و افراد سازمان را وادار می‌کند تا تلاشها و کوششهایشان را بر امور مهم سازمان متمرکز سازند و از کارهای کم اهمیت احتراز کنند.

۸- بر نامه های اثر بخش موجب هماهنگی فعالیتهای سازمان شده و فعالیتهای غیرسودمند را حذف می کند. افزون بر این برنامه‌ریزی باعث می شود هزینه فعالیتهای سازمان را به حداقل رسانده و زمینه‌ای مناسب را فراهم می‌سازد تا از منابع مالی و انسانی حداکثر استفاده به عمل آید و از هدر رفتن زمان و سرمایه جلوگیری شود.

۹- برنامه ریزی، باعث تقویت رفتار سازمانی می‌گردد. و از سوی دیگر موجب تقویت کار تیمی در سازمان شده و زمینه مشارکت تمامی کارکنان را در حصول به اهداف کلی سازمان فراهم می آورد. وقتی اهداف سازمان و وظایف هر یک از کارمندان مشخص باشد توان همکاری آنان با سازمان بهتر می‌شود و در نتیجه نیروهای خلاق و نوآوری کارکنان آزاد شده و به آنان فرصت می دهد تا در فرایند تفکر برای پیشبرد بهتر کارها مشارکت بیشتر داشته باشند.

0-   برنامه ریزی باعث تسهیل در امر کنترل و نظارت است.

فرایند مدیریت

کسانی که مدیریت را تعریف کرده اند به یک سلسله وظایفی اشاره کرده اند که هر مدیری در انجام وظیفه خطیر خود ملزم به انجام آنهاست. نویسندگان و عالمان این رشته بنا بر نگرش و تخصصهای خود هر کدام به نحوی با این وظایف برخورد نموده اند. گروهی وظایف خاصی را اصلی قلمداد کرده اند و گروهی دیگر بر وظایف دیگری تأکید ورزیده اند. (الوانی 1327،‌ 18) یک روش مفید برای درک اینکه مدیران چه می کنند، توجه نمودن به کارشان به عنوان یک فرایند یا مجموعه ای از فعالیتها برای فراهم کردن خدمات یا کالاها می باشد. در نگرش فرایندی مدیریت، مدیر،  منابع سازمانی را برای رسیدن به اهداف بکار می گیرد و چــهار وظیفـه مدیــریـتی (بــرنـــامـــه ریــزی و تصمیم گیری، سازماندهی،‌ رهبری و کنترل) را انجام می دهد که در شکل 1-1 نشان داده شده است (Dubrin 1990).

منابع سازمانی

مدیران منابع را برای رسیدن به اهدافشان بکار می گیرند. منابع سنتی سازمان به سه بخش انسانی،‌ مالی و فیزیکی تقسیم شده بود. در سالهای اخیر منابع تکنولوژیکی اطلاعاتی اهمیت زیادی را به خود اختصاص داده است. از طریق این منابع و منابع دیگر، سازمانها کالاها و خدمات را تولید می‌کنند. اثر بخشی مدیر اساساً در مهارت او برای بکارگیری مناسب منابع برای تولید کالاها و خـدمـات و رسیـدن بـه اهـداف سـازمـــانی می باشد. اینک به توضیح مختصر هر کدام از منابع می‌پردازیم:

 

الف- منابع انسانی

یکی ازمنابع مهم سازمانی،‌ منابع انسانی سازمان یا افراد درون آن می باشد. در حقیقت، شکل ساده سازمان، فقط در برگیرنده افراد است. منابع انسانی یک سازمان تجاری ممکن است متخصصین متعددی مانند مهندسین،‌ حسـابـداران، فروشنـدگـــان، منشی ها، مکانیک ها و کاربران ماشین و کامپیوتر می باشند که از طریق آنها،‌ مدیران شرکت به اهدافشان می رسند.

 

ب- منابع مالی

منبع دیگر سازمان، سرمایه می باشد. به عبارت دیگر پولی که مدیر و سازمان برای رسیدن به اهداف سازمانی بکار می گیرد منابع مالی می باشد. بخاطر اینکه سرمایه سازمان برای بدست آودن منابع دیگر (انسانی، تجهیزات،‌ تکنولوژی) بکار برده می شود، بقاء سازمان در گرو کافی بودن منابع مالی می باشد.

 

 

ج- منابع فیزیکی

گروه سوم از منابعی که مـدیران جهت دستـیـابی به اهداف سازمان از آن استفاده می کنند،‌ در درون منابع فیزیکی جای می گیرند. منابع فیزیکی، ابزارهای محسوس و واقعی می باشند که شامل مواد خام،‌ ساختمان،‌ تجهیزات اداری، کامپیوتر، ماشینها  و موجودی های فیزیکی می باشد.

د- منابع تکنولوژیکی

یکی از منابعی که برای بقاء بعضی از سازمانها ضروری می باشد میزان دستیابی آنها به تکنولوژی اطلاعات می باشد. اطلاعاتی که مدیر و سازمان برای انجام دادن کارشان بکار می برند،‌ منابع اطلاعاتی می باشد (Dubrin 1990,) .

 

وظایف مدیریت

صاحبنظران مدیریت و کسانی که مدیریت را تعریف کرده اند در تعاریف خود به یک سلسله وظایف مدیریت اشاره کرده اند که هر مدیری  در انجام وظیفه خود باید آنها را انجام دهد.  نویسندگان و عالمان این رشته بنا بر نگرش و تخصصهای خود هر کدام به نحوی با این وظایف برخورد نموده اند.  بعضی از آنها بر وظایف خاصی تکیه کرده اند و برخی وظایف کلی را برای مدیریت در نظر گرفته اند. برای اولین بار گیولیک و اورویک وظایف مدیریت را  در قالب واژه (POSDCORB) بیان داشتند. از دیدگاه آنان وظایف مدیر عبـارت بود از: برنامه ریزی، سازمـانـدهی، بسیج منـابـع و امـکانات، جهت دهی،‌ هماهنگی، گزارش دهی و بودجه بندی. اما آنچه که بیشتر صاحبنظران مدیریـت بر روی آن توافق دارند این است که وظـایف مـدیــر شامـل چهـار وظـیـفـه برنامه ریزی و تصمیم گیری، سازماندهی، جهت دهی (رهبری) و کنترل می باشد که مدیر با بهره گیری از این وظایف در راستای رسیدن به اهداف سازمانی تلاش می کند و اثر بخشی سازمان و مدیر نیز تحقق می‌یابد.

 

الف) برنامه ریزی

برنامه ریزی[یکی از بنیادی ترین وظایف مدیریت است. برنامه ریزی عبارتست از اینکه از میان گزینه های مختلف رسیدن به اهداف،‌ یک گزینه را انتخاب بکنیم. این کار مستلزم مشخص نمودن هدفها و مقاصد سازمان و بخش ها و چگونگی دستیابی به آنهاست. به همین خاطر برنامه برای دستیابی به اهداف سازمان روشی منطقی و عقلایی را فراهم می کند (Koontze 1990).

برنامه ریزی اصولاً اولین نقطه در فرایند مدیریت است. برای موفقیت، سازمانها نیاز دارند تا بیشتر با برنامه ریزی سروکار داشته باشند. افراد در سازمانها نیازمند اهداف و برنامه هایی برای رسیدن به آنها می باشند. برنامه ریزی عبارت از فرایند هدفگذاری و تعیین پیشرفت دقیق در چگونگی رسیدن به اهداف می باشد Lussier 1992,10)).

برنامه ریزی وظیفه مرکزی مدیریت می باشد و در برگیرنده هر چیزی است که مدیر انجام می‌دهد. برنامه ریزی به آینده نگاه می کند و تصمیم گیری تصویری را از چگونگی رسیدن به برنامه ها ارائه می نماید (Dubrin 1990,13) تصمیم گیری به عنوان انتخاب یک فعالیت از گزینه های گوناگون تعریف شده که هسته برنامه ریـــزی می باشد. یک برنامه نمی تواند بدون وجود تصمیم ایجاد شود. تصمیم گیری یک مرحله از برنامه ریزی می باشد و همچنین جزئی از زندگی روزانه هر فرد می باشدKoontz 1995,108)).

 

ب) سازماندهی

برای موفق بودن نیاز به سازماندهی می باشد. یک مدیر باید سیستم سازمانی را برای اجرای برنامه ها طراحی و ایجاد کند. سازماندهی فرایند تفویض و هماهنگی وظایف و منابع برای رسیدن به اهداف می باشد (Lussier 1997) . آن به عنــوان شنـاسایی و طبقــه بنـدی فعالیتهای موردنیاز، گروهبندی فعالیتهای ضروری در اهداف قابل حصول،‌ اختصاص گروهی از فعالیتها به یک مدیر و تفویض اختیار به او برای سرپرستی آنها و فراهم کردن هماهنگی افقی و عمودی در ساختــار سازمــانی تعــریـف می شود  .(Koontz 1990,108)سازماندهی فرایند اطمینان یافتن از وجود منابع ضروری فیزیکی و انسانی برای انجام دادن برنامه ها و رسیدن به اهـــداف ســازمــانی می باشد. آن همچنین شامل مشخص کردن فعالیتها،‌ تقسیم کار به شغلها و وظایف مشخص و شناسایی روابط اختیار میان گروهها و اشخاص می باشد. جنبه دیگر سازماندهی گروهبندی فعالیتها در داخل بخشها است  (Dubrin 1990,15).

عصر ما عصر سازمانهای بزرگ و پیچیده است و مدیر امروز باید از چگونگی سازماندهی و نحوه ایجاد این سازمانها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد. برای نیل به هدفها، سازماندهی گامی ضروری است و به کمک این فعالیت است که هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان در قالب هدفهای جزئی تر و وظایف واحدها شکسته شده و تحقق آن میسر می شود. در سازماندهی وظایف و اختیارات و مسئولیتهای واحدها  و پست ها مشخص شده و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین می شود. سازماندهی فعالیت مستمر و مداومی است که مدیر همواره با آن روبروست و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی شود.

 

فرایند سازماندهی:

ما می توانیم به سازماندهی به عنوان یک فرایند بنگریم که در این صورت سازماندهی شامل مراحی زیر می باشد:

1-      ایجاد اهداف سازمان

2-      تنظیم هدفهای پشتیبانی، برنامه ها و خط مشی ها

3-      تشخیص و طبقه بندی فعالیتهای ضروری برای تحقق آنها

4-    گروهبندی فعالیتها در پرتو منابع انسانی و امکانات مادی قابل دسترس به بهترین وجه

5-    تفویض اختیار مناسب به سرپرست هر گروه برای انجام دادن کارها

6-     پیــوند گروهـهــا بصــورت افقــی و عمـــودی از طــریق جـریان اختیـارات و اطلاعـات
(Koontz 1990,147). فرایند سازماندهی در شکل شماره 1-3 نشان داده شده است.

 

ج) رهبری[1][27] (جهت دهی)

علاوه بر برنامه ریزی و سازماندهی، مدیر باید با کارکنان برای انجام وظایف روزانه شان کار کند. رهبری عبارتست از فرایند نفوذ در کارکنان تا در جهت رسیدن به اهداف سازمانی تلاش کنند. مدیران باید اهداف را با کارکنان مرتبط ساخته و در آنها برای رسیدن به اهداف انگیزه ایجاد نماینــد (Lussier 1997,12). رهبری همچنیـن در بر گیرنده فرایندهای بین شخصی مانند انگیزش،  ارتباط،‌ هدایت و راهنمایی زیردستان برای رسیدن به اهدافشان می باشد. به عبارت ساده رهبری فرایندی است که ضمن آن مدیریت سازمان می کوشد تا با ایجاد انگیزه و ارتباطی مؤثر انجام سایر وظایف خود را در تحقق اهداف سازمانی تسهیل کند و کارکنان را از روی میل و علاقه به انجام وظایفشان ترغیب نماید. از این رو رهبری در مفهوم سازمان آن به عنوان جزئی مجزا و مستقل از مدیریت مطرح نبوده،‌ بلکه یکی از وظایف عمده و اصلی آن به شمار می آید. هر مدیری علاوه بر وظایفی چون برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل،‌ باید انجام این وظیفه یعنی هدایت سازمان را نیز عهده دار گردد.

مهمترین نکته در رهبری، جهت دادن و نفوذ در اعضای سازمان است. رهبری مستلزم نفوذ کردن و تأثیر گذاردن بر افراد است و مدیر در نقش رهبر کسی است که بتواند بر افراد تحت سرپرستی خود نافذ و مؤثر باشد و به عبارت دیگر مرئوسان نفوذ و قدرت او را بپذیرند
(الوانی 1378و 138)

د) کنترل

شاید به جرأت بتوان ادعا کرد انجام هیچ فعالیتی در سازمان قرین توفیق نخواهد بود مگر آنکه کنترل های لازم نسبت به آن به عمل آمده باشد. به کمک کنترل است که مدیریت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عملیات آگاهی یافته و قدرت پیگیری و عنداللزوم سنجش و اصلاح آنها را پیدا می کند. کنترل ابزار کار مدیران در رده های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده های سرپرستی است و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگی می توان احساس کرد. سازمان بدون وجود یک سیستم مؤثر کنترل در تحقق مأموریتهای خود موفق نبوده و نمی تواند از منابع خود به درستی استفاده کند (الوانی‌ 1378). کنترل عبارت از اطمینان از مطابقت عمکرد با برنامه و مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای از قبل تعیین شده می باشد. اگر تفاوت قابل ملاحظه ای بین عملکرد موردنظر و واقعی وجود داشته باشد،‌ مدیر باید وظایف اصلاحی را انجام دهد ( Dubrin 1990). اهداف بدون کنترل تحقق نخواهند یافت،  کنترل فرایند ایجاد و اجرای مکانیزم هایی برای اطمینان از حصول اهداف
می باشدLussier 1997) ).

 

وظایف مدیریتی در سطوح مختلف مدیریت

یکی از تفاوتهایی که بین سطوح مختلف مدیران دیده می شود مربوط به میزان زمانی است که آنها صرف برنامه ریزی، سازماندهی رهبری و کنترل می کنند. میزان زمانی که سطوح مختلف مدیران بر وظایف مدیریتی صرف می کنند در شکل 1-4 نشان داده شده است. برای مثال مدیران سطوح عالی زمان زیادی را صــرف برنــامه ریزی می کنند و برای رهبری زیردستان کمترین زمان را صرف می کنند. بالاترین سطح برنامه ریزی شامل آماده سازی مأموریت سازمان، توصیف اهداف منحصر به فرد شرکت و تولیدات و خدمات آن می باشد که توسط مدیر عالی تنظیم می گردد. رهبری فرد به فرد برای مدیر سطح عالی ضروری نیست.

مدیران سطوح اول زمان زیادی را صرف رهبری زیردستانشان می کنند و برای برنامه ریزی فعالیتها کمترین زمان را صرف می کنند، به خاطر اینکه آنها با مسایل روزانه کارکنان مانند گوش دادن به مشکلات و ارائه راهنمایی های فنی درگیرهستند. نکته مهم دیگری که در شکل مشخص است این است که مدیران همه سطوح،‌ تقریباً زمان مشابهی را صرف سازماندهی می کنند. آنچه که واضح است این است که سازماندهی بوسیله سطوح مختلف مدیران انجام می گیرد ولی کار اینها ضرورتاً مشابه هم نیست Dubrin 1990)).

 

رابطه سیستمی وظایف مدیریت

آنچه که در مورد وظایف مدیریت باید ذکر شود این است که وظایف مدیریتی بصورت یک فرایند خطی نیست. بلکه این وظایف بصورت سیستمی به هم وابسته و مرتبط می باشند. این طور نیست که مدیران ابتدا برنامه ریزی سپس سازماندهی،‌ بعد از آن رهبری و در نهایت کنترل کنند. مدیران اغلب این وظایف را بصورت همزمان انجام می دهند. علاوه بر این هر وظیفه به وظایف دیگر بستگی دارد. برای مثال اگر شما با برنامه ریزی ضعیف شروع کنید به هدف نخواهید رسید حتی اگر چیزها را به خوبی سازماندهی،‌ هدایت و کنترل کنید. همچنین اگر شما با یک برنامه خوب شروع کنید، اما بطور ضعیف سازماندهی و رهبری کنید، اهداف ممکن است برآورده نشود. شکل 1-5  این فرایند را نشان می دهد Lussier 1997,12)).  همچنانکه در شکل مشخص است هر کدام از وظایف مدیریت یک جزئی از کل سیستم را تشکیل می دهند و همانطور که فلشهای دوسویه مشخص کرده اند این وظایف در ارتباط تنگاتنگ با هم بوده و در کل وظایف مدیریت را تشکیل می دهند.