مهارتهای مدیریت پایه

مهارتهای مدیریت پایه

چهار مهارت اساسی برای هر شخصی که می خواهد در شغل مدیریت موفق شود و پیشرفت کند، وجود دارد. این چهار مهارت پایه عبارتند از:

 برنامه ریزی،سازماندهی،هدایت و کنترل.

برنامه ریزی:

برنامه ریزی اولین و مهمترین گام در هر وظیفه مدیریتی می باشد.همچنین اغلب، این وظیفه ای است که بیشترین چشم پوشی یا لغزش تعمدی در آن وجود دارد. در حالی که حجم برنامه ها و جزئیات آنها ،بسته به نوع وظایف، دارای تنوع بسیار زیادی است ،برای فایق آمدن در این وظیفه ، انجام تلاش زیادی لازم است. اگر چه اغلب مردم ، مبحث برنامه ریزی را مرتبط با برنامه ریزی کسب و کارهای عمومی می دانند، ولی سطوح مختلفی از برنامه ریزی وجود دارد:

vبرنامه ریزی استراتژیک

vبرنامه ریزی تاکتیکی

vبرنامه ریزی عملیاتی

و انواع مختلفی از برنامه ها وجود دارند:

  • برنامه ریزی حوادث
  • برنامه ریزی متوالی
  • برنامه ریزی بحران

سازماندهی

یک مدیر باید قادر باشد که تیمش،وظایف و پروژه ها را بگونه ای سازماندهی کند که تیم کاری،  قادر باشد به نحوی موثر و کارآمد آنها را انجام دهد.بعنوان یک مدیر تازه کار،شما باید یک تیم کاری کوچک یا یک پروژه را سازماندهی کنید. این مهارتهای مشابه در زمانی که در وظایف شغلی تان ،یک بخش و یا قسمت جدید از یک شرکت را سازماندهی می کنید،مورد نیاز خواهند بود. بطور واضح،اشتراکات زیادی بین برنامه ریزی کار و سازماندهی آن وجود دارد.هنگامی که برنامه ریزی بر روی آنچه که برای انجام،لازم است ،تمرکز می کند؛سازماندهی بیشترعملیاتی است و بیشتر بر روی چگونگی بهترین شیوه عمل تمرکز دارد.

هنگامی که کار را سازماندهی می کنید،شما نیازمند:

  • مشخص کردن نقش های مورد نیاز
  • واگذاری وظایف به نقش ها
  • تعیین بهترین منابع(مردم یا ابزار و وسایل)برای ایفای نقش
  • تامین منابع و اختصاص آنها به نقش ها  و
  • واگذاری منابع به نقش ها و  تفویض اختیار و مسئولیت به آنها

هستید.

مدیران تازه کار،چه یک گروه کاری کوچک و یا یک پروژه را مدیریت کنند،باید توانایی سازماندهی اداره و دفتر و سیستم داده ها را هم داشته باشند.

شما نباید افراد را بطور فیزیکی جابجا کنید تا اینکه گروه کاری تان با یکدیگر هماهنگ شوند،بلکه شما باید نسبت به اینکار رسیدگی کنید.از طرف دیگر،شما نیازمند این هستید که افراد زیادی را به یک فضای کوچک منتقل کنید و ابزار و وسایل را بگونه ای سازماندهی کنید که این تیم بتواند در این فضا،بطور موثر و کارآمدی عمل کند. بعدا در وظایف شغلی تان،شما نیاز خواهید داشت که دفتر و اداره را طوری سازماندهی کنید که با گروه های کاری مختلف همراه با نیازهای مختلف و متنوع ،سازگاری داشته باشد.

شما همچنین باید بتوانید تمام سیستمها را سازماندهی کنید؛ بطوری که بتوان داده ها را بر اساس نیاز گروه های کاری جمع و یا توزیع کرد.برای مثال،شما باید تصمیم بگیرید که چه صفحاتی را بر روی صفحه وب شرکت نصب کنید و یا فقط پوشه ها و فولدرهایی را در فایل سرور سهیم باشید. چگونه سیستم ها را سازماندهی می کنید که هر فردی که نیاز به اطلاعات دارد ،به آنها دسترسی داشته باشد (و آنها برای کسانی که نباید به آنها دسترسی داشته باشند،مانند رقبایتان،قابل دستیابی نباشد)؟ اگر گروه کاری ، نیازهایی دارد و یا چیزهایی غیر از اطلاعات تولید می کند،شما باید بگونه ای سازماندهی کنید که گروه بتواند آنچه را که نیاز دارد، و در هنگامی که به آنها نیاز دارد، بدست آورد.

از سازماندهی خودتان غافل نشوید.شما باید قادر باشید که خودتان،زمان،و فضای کار را بگونه ای موثر سازماندهی کنید.

نهایتاً بخاطر بسپرید که بندرت کافی است که فقط یکبار سازماندهی کنید. با تغییرات دائمی در منابع، اهداف، و عوامل بیرونی، بطور معمول نیازمند سازماندهی برای تطبیق با آنها هستید.

هدایت

هدایت ،گام اقدام و عمل است.شما کار را برنامه ریزی و سازماندهی کرده اید. اکنون باید گروه کاری را هدایت کنید تا کار را انجام دهند. شروع کار باید از این نقطه باشد که اطمینان حاصل کنید که هدف برای یکایک اعضای گروه کاری روشن و واضح است.آیا آنها می دانند که هدف چیست؟ آیا همه آنها می دانند که نقششان در راه رسیدن گروه به هدف کدام است؟ آیا همه آنها ،همه چیزهایی را که برای انجام وظیفه خود نیاز دارند(منابع،اختیار،زمان و غیره)  در اختیار دارند؟

کمک کنید،فشار نیاورید.

شما در هدایت گروه به سمت هدف، کارآمدتر خواهید بود اگر که آنها را به جلو بکشید(آنها را رهبری کنید)بجای اینکه به آنها فشار بیاورید. شما می خواهید گروه کاری  را تهییج کنید ،کمک کنید و آنها را در جهت رسیدن به هدف الهام بخشید.

کنترل

بعضی از نویسندگان تلاش می کنند که این وظیفه را با نامگذاری آن تحت عنوان هماهنگی و یا الفاظ مشابه، نرمتر کنند.من به لفظ قوی تر؛ که همان کنترل است،معتقدم، زیرا لازم است که مدیر فعالیتهای گروه کاری خود را تحت کنترل داشته باشد.

در گامهای فوق ،شما کار را برنامه ریزی کردید،منابع را برای اینکه بالاترین اثربخشی، حاصل شود، سازماندهی نمودید و گروه کاری را برای شروع کار هدایت کردید. در گام کنترل،شما کار در حال انجام را؛ دیده بانی می کنید. شما پیشرفت واقعی را با برنامه می سنجید. شما بازبینی می کنید که سازماندهی همانطور که آن را طراحی کرده اید،کار می کند.

اگر همه چیز خوب پیش برود،بجز دیده بانی و مونیتورینگ ،نیازی نیست که کاری انجام دهید.هر چند که بندرت چنین اتفاقی می افتد. فردی مریض می شود،پایگاه داده ها،دسته بندی هر تکرار را بیش از طرح کشیده شده،به درازا می کشاند،یک رقابتی کلیدی، ارزش و بها را پایین می آورد،آتش ساختمان کناری را آسیب می رساند و شما را تا چند روز سرگردان می کند، و یا بعضی عاملهای دیگر  بر برنامه، فشار می آورند.

گام کنترل، امر می کند که شما باید اقدام کنید تا فشارها را حداقل کنید و با سرعت ممکن،ابزار و وسایل را به سمت هدف مورد انتظار، برگردانید.

اغلب، این بدان معناست که به مرحله برنامه ریزی برگردیم و برنامه ها را تنظیم کنیم. بعضی مواقع، ممکن است لازم باشد که یک تغییر در سازماندهی بوجود آید. و شما باید افراد را مجددا به سمت هدفهای جدید هدایت کنید و آنها را الهام بخشید. و البته باید برنامه جدید را کنترل کنید و اگر لازم است آن را تنظیم کنید.این پروسه تا زمانی که وظیفه را کامل کنید،ادامه خواهد داشت.

ابزار کنترل مدیریتی

در مرحله کنترل،شما باید استانداردها را برای اجرا و کیفیت برقرار کنید و سپس برای اطمینان از حصول آنها،نظارت کنید .ابزار متنوعی در دسترس هستند که بواسطه آنها می توان نظارت کرد.

  • ·      ابزار زمانبندی

تعدادی ابزار نرم افزاری به شما اجازه می دهد که زمانبندی را وارد کنید و تدریجا پیشرفتها را به روز نمایید. دستور کار باید تغییرات را در برنامه زمانبندی مشخص کند ،بطوری که بتوانید اقدامات درست را شناسایی کنید.

  • ·      کنترل های مالی

بعنوان مدیر،همواره باید بودجه ای در اختیار داشته باشید. گزارشات واحد مالی باید به شما نشان می دهد که پرداختها(به اشخاص و دیگر منابع)چقدر منطبق با برنامه است.

  • ·      کنترل افراد

شما باید مطمئن شوید که مطابق برنامه عمل می کنند.اگر اینطور نیست،وظیفه شماست که آن را پیدا کنید و علت را تنظیم و برقرار کنید.آیا آنها هدف را نمی شناسند؟ آیا وظیفه برای آنها خیلی بزرگ است، ولازم است که تعدیل شود و یا به افراد مختلف واگذار شود؟

شغل شما بعنوان مدیر،بمعنای دادن بازخوردهایی به اعضای تیم تان در خصوص چگونگی رسیدن به عملکردهای برنامه ریزی شده می باشد.هنگامی که این عملکردها وجود نداشته باشد،این نیاز وجود دارد که عمل اصلاحی انجام دهید.

 

/ 0 نظر / 17 بازدید