جایگاه و نقش برنامه ریزی در سازمان

استقرار یک برنامه ریزی آموزشی صحیحدر هر سازمان می تواند در موارد مشروحه ذیل به مدیران و موفقیت آن سازمان کمک کند:

۱-فرصتهای آتی به روشنی مشخص می‌گردند. مشکلات آینده پیش بینی شده وراهکارهای عملی جلوگیری از مواجه شدن با آنها تعیین می شوند.

۲- عملکرد کلیسازمان را مجسم سازد.

۳- دید روشنی نسبت به روابط با مخاطبین سازمان فراهممی‌نماید.

۴-برداشت کاملی ازشرح وظایف و فعالیتهای درون و برون سازمانیرا ترسیم می کند.

۵-با استفاده از پیش فرضها مسائل و مشکلات ممکن در محیط راشناسائی نموده و با در نظر گرفتن تمامی عوامل و نیروهای موثر زمینه مناسب برای اتخاذتصمیم صحیح را فراهم می‌کند.

۶-عواملی را که خارج از کنترل است تشخیص داده ودلائلی برای انتخاب برنامه های جایگزین ارائه می دهد.

۷-برنامه ریزی چارچوبواحدی برای فعالیتها به وجود می آورد و افراد سازمان را وادار می‌کند تا تلاشها وکوششهایشان را بر امور مهم سازمان متمرکز سازند و از کارهای کم اهمیت احتراز کنند.

۸-بر نامه های اثر بخش موجب هماهنگی فعالیتهای سازمان شده و فعالیتهایغیرسودمند را حذف می کند. افزون بر این برنامه‌ریزی باعث می شود هزینه فعالیتهایسازمان را به حداقل رسانده و زمینه‌ای مناسب را فراهم می‌سازد تا از منابع مالی وانسانی حداکثر استفاده به عمل آید و از هدر رفتن زمان و سرمایه جلوگیری شود.

۹-برنامه ریزی، باعث تقویت رفتار سازمانی می‌گردد. و از سوی دیگر موجب تقویت کار تیمیدر سازمان شده و زمینه مشارکت تمامی کارکنان را در حصول به اهداف کلی سازمان فراهممی آورد. وقتی اهداف سازمان و وظایف هر یک از کارمندان مشخص باشد توان همکاری آنانبا سازمان بهتر می‌شود و در نتیجه نیروهای خلاق و نوآوری کارکنان آزاد شده و بهآنان فرصت می دهد تا در فرایند تفکر برای پیشبرد بهتر کارها مشارکت بیشتر داشتهباشند.

0-   برنامه ریزی باعث تسهیل در امر کنترل و نظارت است.

فرایند مدیریت

کسانی که مدیریت را تعریف کرده اند به یک سلسله وظایفی اشاره کرده اند که هر مدیری در انجام وظیفه خطیر خود ملزم به انجام آنهاست. نویسندگان و عالمان این رشته بنا بر نگرش و تخصصهای خود هر کدام به نحوی با این وظایف برخورد نموده اند. گروهی وظایف خاصی را اصلی قلمداد کرده اند و گروهی دیگر بر وظایف دیگری تأکید ورزیده اند. (الوانی 1327،‌ 18) یک روش مفید برای درک اینکه مدیران چه می کنند، توجه نمودن به کارشان به عنوان یک فرایند یا مجموعه ای از فعالیتها برای فراهم کردن خدمات یا کالاها می باشد. در نگرش فرایندی مدیریت، مدیر،  منابع سازمانی را برای رسیدن به اهداف بکار می گیرد و چــهار وظیفـه مدیــریـتی (بــرنـــامـــه ریــزی و تصمیم گیری، سازماندهی،‌ رهبری و کنترل) را انجام می دهد که در شکل 1-1 نشان داده شده است (Dubrin 1990).

منابع سازمانی

مدیران منابع را برای رسیدن به اهدافشان بکار می گیرند. منابع سنتی سازمان به سه بخش انسانی،‌ مالی و فیزیکی تقسیم شده بود. در سالهای اخیر منابع تکنولوژیکی اطلاعاتی اهمیت زیادی را به خود اختصاص داده است. از طریق این منابع و منابع دیگر، سازمانها کالاها و خدمات را تولید می‌کنند. اثر بخشی مدیر اساساً در مهارت او برای بکارگیری مناسب منابع برای تولید کالاها و خـدمـات و رسیـدن بـه اهـداف سـازمـــانی می باشد. اینک به توضیح مختصر هر کدام از منابع می‌پردازیم:

 

الف- منابع انسانی

یکی ازمنابع مهم سازمانی،‌ منابع انسانی سازمان یا افراد درون آن می باشد. در حقیقت، شکل ساده سازمان، فقط در برگیرنده افراد است. منابع انسانی یک سازمان تجاری ممکن است متخصصین متعددی مانند مهندسین،‌ حسـابـداران، فروشنـدگـــان، منشی ها، مکانیک ها و کاربران ماشین و کامپیوتر می باشند که از طریق آنها،‌ مدیران شرکت به اهدافشان می رسند.

 

ب- منابع مالی

منبع دیگر سازمان، سرمایه می باشد. به عبارت دیگر پولی که مدیر و سازمان برای رسیدن به اهداف سازمانی بکار می گیرد منابع مالی می باشد. بخاطر اینکه سرمایه سازمان برای بدست آودن منابع دیگر (انسانی، تجهیزات،‌ تکنولوژی) بکار برده می شود، بقاء سازمان در گرو کافی بودن منابع مالی می باشد.

 

 

ج- منابع فیزیکی

گروه سوم از منابعی که مـدیران جهت دستـیـابی به اهداف سازمان از آن استفاده می کنند،‌ در درون منابع فیزیکی جای می گیرند. منابع فیزیکی، ابزارهای محسوس و واقعی می باشند که شامل مواد خام،‌ ساختمان،‌ تجهیزات اداری، کامپیوتر، ماشینها  و موجودی های فیزیکی می باشد.

د- منابع تکنولوژیکی

یکی از منابعی که برای بقاء بعضی از سازمانها ضروری می باشد میزان دستیابی آنها به تکنولوژی اطلاعات می باشد. اطلاعاتی که مدیر و سازمان برای انجام دادن کارشان بکار می برند،‌ منابع اطلاعاتی می باشد (Dubrin 1990,) .

 

وظایف مدیریت

صاحبنظران مدیریت و کسانی که مدیریت را تعریف کرده اند در تعاریف خود به یک سلسله وظایف مدیریت اشاره کرده اند که هر مدیری  در انجام وظیفه خود باید آنها را انجام دهد.  نویسندگان و عالمان این رشته بنا بر نگرش و تخصصهای خود هر کدام به نحوی با این وظایف برخورد نموده اند.  بعضی از آنها بر وظایف خاصی تکیه کرده اند و برخی وظایف کلی را برای مدیریت در نظر گرفته اند. برای اولین بار گیولیک و اورویک وظایف مدیریت را  در قالب واژه (POSDCORB) بیان داشتند. از دیدگاه آنان وظایف مدیر عبـارت بود از: برنامه ریزی، سازمـانـدهی، بسیج منـابـع و امـکانات، جهت دهی،‌ هماهنگی، گزارش دهی و بودجه بندی. اما آنچه که بیشتر صاحبنظران مدیریـت بر روی آن توافق دارند این است که وظـایف مـدیــر شامـل چهـار وظـیـفـه برنامه ریزی و تصمیم گیری، سازماندهی، جهت دهی (رهبری) و کنترل می باشد که مدیر با بهره گیری از این وظایف در راستای رسیدن به اهداف سازمانی تلاش می کند و اثر بخشی سازمان و مدیر نیز تحقق می‌یابد.

 

الف) برنامه ریزی

برنامه ریزی[یکی از بنیادی ترین وظایف مدیریت است. برنامه ریزی عبارتست از اینکه از میان گزینه های مختلف رسیدن به اهداف،‌ یک گزینه را انتخاب بکنیم. این کار مستلزم مشخص نمودن هدفها و مقاصد سازمان و بخش ها و چگونگی دستیابی به آنهاست. به همین خاطر برنامه برای دستیابی به اهداف سازمان روشی منطقی و عقلایی را فراهم می کند (Koontze 1990).

برنامه ریزی اصولاً اولین نقطه در فرایند مدیریت است. برای موفقیت، سازمانها نیاز دارند تا بیشتر با برنامه ریزی سروکار داشته باشند. افراد در سازمانها نیازمند اهداف و برنامه هایی برای رسیدن به آنها می باشند. برنامه ریزی عبارت از فرایند هدفگذاری و تعیین پیشرفت دقیق در چگونگی رسیدن به اهداف می باشد Lussier 1992,10)).

برنامه ریزی وظیفه مرکزی مدیریت می باشد و در برگیرنده هر چیزی است که مدیر انجام می‌دهد. برنامه ریزی به آینده نگاه می کند و تصمیم گیری تصویری را از چگونگی رسیدن به برنامه ها ارائه می نماید (Dubrin 1990,13) تصمیم گیری به عنوان انتخاب یک فعالیت از گزینه های گوناگون تعریف شده که هسته برنامه ریـــزی می باشد. یک برنامه نمی تواند بدون وجود تصمیم ایجاد شود. تصمیم گیری یک مرحله از برنامه ریزی می باشد و همچنین جزئی از زندگی روزانه هر فرد می باشدKoontz 1995,108)).

 

ب) سازماندهی

برای موفق بودن نیاز به سازماندهی می باشد. یک مدیر باید سیستم سازمانی را برای اجرای برنامه ها طراحی و ایجاد کند. سازماندهی فرایند تفویض و هماهنگی وظایف و منابع برای رسیدن به اهداف می باشد (Lussier 1997) . آن به عنــوان شنـاسایی و طبقــه بنـدی فعالیتهای موردنیاز، گروهبندی فعالیتهای ضروری در اهداف قابل حصول،‌ اختصاص گروهی از فعالیتها به یک مدیر و تفویض اختیار به او برای سرپرستی آنها و فراهم کردن هماهنگی افقی و عمودی در ساختــار سازمــانی تعــریـف می شود  .(Koontz 1990,108)سازماندهی فرایند اطمینان یافتن از وجود منابع ضروری فیزیکی و انسانی برای انجام دادن برنامه ها و رسیدن به اهـــداف ســازمــانی می باشد. آن همچنین شامل مشخص کردن فعالیتها،‌ تقسیم کار به شغلها و وظایف مشخص و شناسایی روابط اختیار میان گروهها و اشخاص می باشد. جنبه دیگر سازماندهی گروهبندی فعالیتها در داخل بخشها است  (Dubrin 1990,15).

/ 0 نظر / 23 بازدید